Por qué se producen las dobles reservas y cómo evitarlas

Solía pensar que la doble reserva formaba parte del trabajo. Una reunión por aquí, una llamada de un cliente por allá y, de repente, dos cosas se disputan la misma hora en mi calendario. ¿Te suena?

La verdad es que el exceso de reservas no se debe a que seamos descuidados. Suele deberse a que intentamos hacer demasiadas cosas con muy poco tiempo y en demasiados sitios. Si eres como yo, tienes correos electrónicos, aplicaciones de calendario, Slack pings, y probablemente algunas notas adhesivas en algún lugar de la mezcla. No es de extrañar que las cosas se desordenen.

La verdadera razón de la doble reserva

Según mi experiencia, el exceso de reservas suele deberse a tres motivos. En primer lugar, tener demasiados calendarios -personal, laboral, proyectos compartidos- y no mantenerlos sincronizados. En segundo lugar, decir "sí" a algo sin comprobar lo que ya está en los libros. La tercera, y quizá la más común, es no disponer de una forma sencilla para que los demás reserven tiempo conmigo que refleje realmente cuándo estoy libre.

Antes de solucionar esto, perdía llamadas, me precipitaba en las reuniones y más de una vez tenía que enviar el temido mensaje de "lo siento, he hecho doble reserva". No sólo era embarazoso. También me hacía parecer menos profesional de lo que quería.

Lo que finalmente me ayudó a solucionarlo

Lo que cambió para mí no fue más disciplina. Fue cambiar a Doodle. Desde entonces no he tenido ni un solo overbooking. Doodle se conecta a todos mis calendarios y sólo muestra a mis clientes las franjas horarias en las que estoy realmente disponible. Eso significa que no hay solapamientos, ni reservas dobles, ni sorpresas.

En lugar de esperar que las cosas no entren en conflicto, por fin puedo confiar en que lo que aparece en mi calendario refleja la realidad. Ahorro tiempo y, lo que es más importante, ahorro estrés.

Un pequeño cambio que marca una gran diferencia

Si tienes un negocio, haces malabarismos con los clientes o gestionas una agenda llena de clases, el exceso de reservas puede parecerte un incendio más que apagar. Pero no tiene por qué ser así. Una planificación adecuada convierte el caos en algo manejable. No necesitas revisar todo tu sistema, elige un método de gestión del tiempo mejor.

Te recomiendo Doodle. Es la herramienta que utilizo cuando quiero que la gente reserve tiempo conmigo sin tantas idas y venidas. Es sencilla, fiable y respeta mi calendario. Ya no me preocupo de las reservas dobles, y eso ha sido un gran alivio.